ℹ️ Note: Dit artikel is automatisch vertaald met behulp van AI en kan onjuistheden bevatten. Als er iets mis is, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.

Wanneer een klant of jouw team een afspraak annuleert, werkt Hoppy Appointments de boekingsgegevens bij, ruimt gekoppelde agenda- of videobesprekingen op, verstuurt meldingen en — als de boeking via Shopify is betaald — kan de app de gekoppelde Shopify-bestelling automatisch annuleren en terugbetalen.

Dit artikel legt de volledige annulerings- en terugbetalingsflow uit, welke instellingen beschikbaar zijn en wat er achter de schermen gebeurt.

⚠️ Voordat je begint

Om automatische terugbetalingen te gebruiken, zorg ervoor dat:

• ✅ De app Hoppy Appointments is geïnstalleerd
• ✅ De dienst is gekoppeld aan een betaald Shopify-product of -variant
• ✅ Boekingen worden aangemaakt via de Shopify-checkout (er is een echte bestelling)
• ✅ E-mailmeldingen voor klanten en beheerders zijn ingeschakeld

ℹ️ Gratis diensten, handmatige boekingen of boekingen met "Book without pay" (Boeken zonder betaling) kunnen wel worden geannuleerd, maar er is geen Shopify-bestelling betrokken, dus er vindt geen automatische terugbetaling plaats.

👤 Hoe klantannulering werkt

Klanten annuleren hun eigen boeking via de bevestigings- of update-e-mail.

1. De klant klikt op de annuleringslink

De e-mail bevat een annuleringslink die wordt weergegeven door het [Booking Actions Block] in je template. Als voor de dienst Show cancel button in emails (Toon annuleerknop in e-mails) is ingeschakeld, ziet de klant een knop Cancel (Annuleren).

2. De annuleringspagina opent

De klant komt op een merkgebonden annuleringspagina met de volgende gegevens:

• Dienstnaam
• Datum en tijd
• Duur
• Een knop Cancel Booking (Boeking annuleren)

3. De minimale annuleringstermijn wordt gecontroleerd

Als voor de dienst een Minimum cancelling notice (Minimale annuleringstermijn) is ingesteld, kan de klant niet binnen die termijn annuleren. Een termijn van 24 uur betekent bijvoorbeeld dat de klant een afspraak die binnen 24 uur begint niet kan annuleren.

⚠️ Deze termijn geldt alleen voor klanten. Beheerdersannuleringen passeren deze termijn.

4. De boeking wordt geannuleerd

Nadat de klant heeft bevestigd, verandert de boekingsstatus in Cancelled (Geannuleerd) en worden de volgende acties automatisch uitgevoerd:

• Gekoppelde Google / Outlook-agenda-evenementen worden verwijderd
• Gekoppelde Zoom-besprekingen worden verwijderd
• Annuleringsmails worden verstuurd naar de klant en jouw team
• De Shopify Flow-trigger Booking Cancelled wordt geactiveerd (indien geconfigureerd)
• Analytics registreert de geannuleerde boeking

🛠️ Hoe beheerdersannulering werkt

Je kunt een boeking rechtstreeks annuleren vanuit het Bookings-dashboard (Boekingen-dashboard).

1. Open het menu met boekingsacties

1. Ga in de app naar Bookings (Boekingen).
2. Zoek de boeking die je wilt annuleren.
3. Klik rechts op het actiemenu (⋯).

2. Kies Cancel

Voor toekomstige boekingen op het tabblad Bookings (Boekingen) zie je:

• Reschedule (Verplaatsen)
• Cancel (Annuleren)
• Delete (Verwijderen)

Klik op Cancel (Annuleren) om dezelfde merkgebonden annuleringspagina te openen die klanten gebruiken, maar met een beheerdersmarkering waardoor de termijn niet van toepassing is.

3. Bevestig de annulering

Klik op Cancel Booking (Boeking annuleren) op de pagina. De boekingsstatus verandert in Cancelled (Geannuleerd) en dezelfde opschoon- en meldingsacties worden uitgevoerd als bij klantannuleringen.

⚠️ Delete is niet hetzelfde als Cancel. Delete (Verwijderen) verwijdert de boeking permanent uit het dashboard en kan niet ongedaan worden gemaakt. Gebruik Cancel (Annuleren) als je wilt dat de klant een melding krijgt en de bestelling wordt afgehandeld.

💰 De terugbetalingsinstellingen begrijpen

Het terugbetalingsgedrag wordt bepaald door winkelbrede schakelaars in Settings → General → Refund and Cancellation settings (Instellingen → Algemeen → Terugbetalings- en annuleringsinstellingen).

Er zijn twee onafhankelijke paar schakelaars:

Klantannuleringen

• Cancel order on customer cancel (Bestelling annuleren bij klantannulering) — annuleert automatisch de gekoppelde Shopify-bestelling wanneer een klant annuleert
• Refund customer on customer cancel (Klant terugbetalen bij klantannulering) — betaalt de klant automatisch terug wanneer deze annuleert

Beheerdersannuleringen

• Cancel order on admin cancel (Bestelling annuleren bij beheerdersannulering) — annuleert automatisch de gekoppelde Shopify-bestelling wanneer je annuleert vanuit de beheerder
• Refund customer on admin cancel (Klant terugbetalen bij beheerdersannulering) — betaalt de klant automatisch terug wanneer je annuleert vanuit de beheerder

Hoe de schakelaars van elkaar afhangen

De schakelaar Refund (Terugbetalen) werkt alleen als de bijbehorende schakelaar Cancel order (Bestelling annuleren) ook is ingeschakeld. Met andere woorden:

• Om een klantannulering terug te betalen → schakel zowel Cancel order on customer cancel als Refund customer on customer cancel in
• Om een beheerdersannulering terug te betalen → schakel zowel Cancel order on admin cancel als Refund customer on admin cancel in

Als alleen Cancel order is ingeschakeld, wordt de bestelling geannuleerd maar de klant niet automatisch terugbetaald. Je kunt de terugbetaling nog steeds handmatig uitvoeren vanuit je Shopify-beheer.

Wat wordt terugbetaald

Als beide schakelaars zijn ingeschakeld, geeft de app Shopify de opdracht om de bestelling te annuleren en volledig terug te betalen. De terugbetaling verloopt via de standaard annuleringsflow van Shopify, dus:

• Het volledige bestelbedrag wordt terugbetaald
• De voorraad wordt automatisch aangevuld
• Terugbetalingen worden verwerkt via je bestaande Shopify-betalingsprovider

ℹ️ De app ondersteunt geen gedeeltelijke terugbetalingen, annuleringskosten of aanbetalingsspecifieke bedragen. Als je een aangepaste terugbetaling nodig hebt, regel je dit rechtstreeks in Shopify.

⚙️ Annuleringsinstellingen op dienstniveau

Elke dienst heeft eigen annuleringsregels onder Services → [Service] → Advanced → Booking options (Diensten → [Dienst] → Geavanceerd → Boekingsopties).

Show cancel button in emails

Bepaalt of klanten de annuleerknop zien in hun boekingsmails. Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen klanten zichzelf niet via e-mail annuleren.

Minimum cancelling notice

Bepaalt hoe kort voor de afspraak klanten nog kunnen annuleren. Kies een waarde tussen 0 uur en 6 weken. Beheerdersannuleringen negeren deze instelling.

Show reschedule button in emails

Gerelateerde optie die bepaalt of de verplaatsknop in e-mails wordt weergegeven.

💡 Deze instellingen hebben alleen invloed op klantmails en de klantgerichte annuleringspagina. Ze wijzigen het terugbetalingsbedrag of het gedrag voor beheerders niet.

📧 Wat er gebeurt na een annulering

Zodra een boeking is geannuleerd, voert de app verschillende opschoon- en meldingsacties uit:

Boekingsstatus

• bookingStatus wordt ingesteld op Cancelled (Geannuleerd)
• De boeking blijft zichtbaar in het dashboard met de status geannuleerd

Agenda- en video-opruiming

• Elk aan de boeking gekoppeld Google Agenda- of Outlook-evenement wordt verwijderd
• Elke voor de boeking aangemaakte Zoom-bespreking wordt verwijderd

E-mails

• Er wordt een klantannuleringsmail verstuurd met de sjabloon Send email on cancel (E-mail versturen bij annulering)
• Er wordt een beheerdersannuleringsmail verstuurd naar toegewezen teamleden en de teambeheerder
• Standaard annuleringssjablonen bevatten opzettelijk geen [Booking Actions Block], zodat de klant niet opnieuw kan annuleren of verplaatsen vanuit de annuleringsmail

Analytics en Flow

• Er wordt een analytische gebeurtenis booking_cancelled vastgelegd
• De Shopify Flow-trigger Booking Cancelled wordt geactiveerd en verstuurt boekingsgegevens naar eventuele gekoppelde workflows
• Een statistiek voor geannuleerde boekingen wordt vastgelegd in ServiceStats

⚠️ Belangrijke opmerkingen en beperkingen

• Terugbetalingen vereisen een Shopify-bestelling. Als de boeking gratis was, handmatig is aangemaakt zonder bestelling of is gedaan met "Book without pay" (Boeken zonder betaling), is er geen bestelling om te annuleren of terug te betalen.
• Terugbetalingen gelden alleen voor de volledige bestelling. De app kan geen gedeeltelijke terugbetalingen doen, annuleringskosten inhouden of aanbetalingen anders terugbetalen.
• De timing van de terugbetaling hangt af van Shopify. De terugbetaling wordt direct gestart, maar de tijd die het duurt voordat deze zichtbaar is op de rekening van de klant hangt af van de betalingsprovider.
• Beheerders passeren de annuleringstermijn. De minimum annuleringstermijn geldt alleen voor klanten.
• Bundelboekingen worden per datum geannuleerd. Elke datum in een bundel is een aparte boeking met een eigen annuleringslink. Het annuleren van één datum annuleert niet de hele bundel.
• Meerdaagse boekingen worden normaal geannuleerd. De annuleringspagina toont de duur in dagen, maar de annuleringslogica is dezelfde als bij een gewone boeking.
• Wachtlijstboekingen worden afgewezen, niet geannuleerd. Wanneer je een wachtlijstverzoek afwijst, doorloopt dit een aparte flow en wordt er een booking-declined-melding verstuurd.
• Delete is permanent. Het verwijderen van een boeking uit het dashboard verwijdert deze volledig en activeert geen annuleringsmails of terugbetalingslogica.

🐞 Problemen oplossen

Geannuleerde boekingen worden niet terugbetaald

1. Ga naar Settings → General → Refund and Cancellation settings (Instellingen → Algemeen → Terugbetalings- en annuleringsinstellingen).
2. Zorg dat de bijbehorende schakelaar Cancel order (Bestelling annuleren) is ingeschakeld.
3. Zorg dat de bijbehorende schakelaar Refund customer (Klant terugbetalen) ook is ingeschakeld.
4. Controleer of de boeking een gekoppelde Shopify-bestelling had.

Klant zegt dat de annuleerknop ontbreekt

1. Open de dienst en ga naar Advanced → Booking options (Geavanceerd → Boekingsopties).
2. Zorg dat Show cancel button in emails (Toon annuleerknop in e-mails) is ingeschakeld.
3. Controleer of de e-mailsjabloon het [Booking Actions Block] bevat.
4. Controleer of de klant niet binnen het venster van Minimum cancelling notice (Minimale annuleringstermijn) valt.

Klant ziet een foutmelding bij het annuleren

De klant valt mogelijk binnen het venster van de minimum annuleringstermijn. Controleer de waarde van Minimum cancelling notice (Minimale annuleringstermijn) bij de dienst.

🎉 Resultaat

Je weet nu hoe annulering en terugbetaling werken in Hoppy Appointments:

• ✅ Klanten kunnen annuleren vanuit hun boekingsmails binnen de door jou ingestelde termijn
• ✅ Beheerders kunnen annuleren vanuit het Bookings-dashboard zonder termijnbeperkingen
• ✅ Shopify-bestellingen kunnen automatisch worden geannuleerd en terugbetaald als de juiste schakelaars zijn ingeschakeld
• ✅ Annuleringsmails worden verstuurd naar klanten en jouw team
• ✅ Gekoppelde agenda-evenementen en videobesprekingen worden automatisch opgeruimd

Voor installatie-instructies raadpleeg je de gerelateerde artikelen hieronder.

📚 Gerelateerde artikelen

• Hoe klanten afspraken verplaatsen of annuleren
• Hoe werkt betalen bij afspraakboekingen
• Hoe beheer je boekingen in het dashboard?
• Hoe configureer je e-mailmeldingen voor afspraakboekingen?
• Afspraakboekingen — Soorten boekingen uitgelegd

Bijgewerkt op: 10/09/2026