ℹ️ Note: Dit artikel is automatisch vertaald met behulp van AI en kan onjuistheden bevatten. Als er iets mis is, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.

Wil je dat je winkel automatisch reageert wanneer iemand een afspraak boekt, verplaatst of annuleert? 🤖

Daar is de integratie van Hoppy Appointments + Shopify Flow voor ontworpen.

Shopify Flow is Shopify’s gratis automatiseringstool. Het houdt gebeurtenissen in je winkel in de gaten en voert de door jou gekozen acties uit — zonder code.

Hoppy Appointments voegt 8 boekingstriggers toe aan Flow, zodat je automatisch kunt:

• 📬 Je team op de hoogte sturen wanneer er een nieuwe boeking binnenkomt
• 🏷️ Klanten taggen op basis van hun boekingsactiviteit
• ⏰ Personeel herinneren aan boekingen die wachten op goedkeuring
• 🔁 Opvolgen na annuleringen of voltooide afspraken
• 🔗 Je boekingen koppelen met andere apps via Flow-connectoren

Dit alles werkt op de achtergrond, 24/7 — zodat er niets tussendoor glipt terwijl je druk bezig bent met je winkel ✨

⚠️ Voordat je begint

Voordat je boekingsautomatiseringen instelt, controleer je of:

• De app Hoppy Appointments is geïnstalleerd in je Shopify-winkel
• Je minstens één actieve dienst hebt

→ Nieuw in de app? Volg eerst “How to Setup Appointment Booking Services”

• De app Shopify Flow is geïnstalleerd (hij is gratis en ontwikkeld door Shopify)

ℹ️ Goed om te weten:

Er is niets dat je hoeft in te schakelen in Hoppy Appointments. Zodra de app is geïnstalleerd, verschijnen alle 8 boekingstriggers automatisch in Shopify Flow.

🔔 De 8 beschikbare boekingstriggers

In Shopify Flow vind je de volgende triggers van Hoppy Appointments:

📅 Booking Created

Gaat af wanneer een nieuwe gratis boeking is bevestigd — ongeacht of deze is geboekt in je webshop, persoonlijk via POS of handmatig is aangemaakt door je team.

💳 Payment Booking Created

Gaat af wanneer een betaalde boeking is bevestigd — nadat de klant het afrekenen en betalen heeft voltooid.

⏳ Booking Needs Approval

Gaat af wanneer een boeking handmatige goedkeuring van je team vereist.

🔁 Booking Rescheduled

Gaat af wanneer een boeking wordt verplaatst naar een nieuwe datum of tijd — inclusief zowel het vorige als het nieuwe schema.

❌ Booking Cancelled

Gaat af wanneer een boeking wordt geannuleerd — door je team of door de klant.

🚫 Booking Declined

Gaat af wanneer je team een boeking die wachtte op goedkeuring weigert, of een wachtlijstaanvraag.

✅ Booking Completed

Gaat af wanneer je team de aanwezigheid van een boeking markeert als Completed op de Bookings-pagina — perfect voor opvolging na de afspraak.

📋 Waitlist Booking Created

Gaat af wanneer een klant zich op de wachtlijst plaatst voor een volgeboekte tijdslot — een goed signaal dat een tijdslot in trek is.

📦 Welke informatie zit er in elke trigger

Elke trigger bevat de details van de boeking, zodat je workflows ze kunnen gebruiken in voorwaarden en berichten:

• 📅 Booking details → Datum & tijd, duur, boekingstype (regular, multiday, bundle of waitlist), en of deze handmatig is aangemaakt door personeel
• 👤 Customer details → Naam en e-mail
• 🛍️ Service details → Naam en ID van de dienst
• 🔗 Linked Shopify records → Het product, de klant en (voor betaalde boekingen) de bestelling — zodat je acties kunt gebruiken zoals “Add customer tags”

Een paar bijzondere gevallen:

• Multiday bookings → bevatten zowel de start- als einddatum
• Booking Rescheduled → bevat de vorige en de nieuwe datum & tijd
• Payment Booking Created → bevat de gekoppelde bestelling

⚙️ Stap 1 — Shopify Flow installeren

Shopify Flow is een gratis app van Shopify.

→ Open de Shopify App Store
→ Zoek naar Flow
→ Installeer de app

Zodra deze is geïnstalleerd, vind je deze onder Apps → Flow in je Shopify-beheer.

🛠️ Stap 2 — Een workflow maken

Open de app Flow vanuit je Shopify-beheer.

Vervolgens:

→ Klik op Create workflow (workflow maken)
→ Klik op Select a trigger (trigger selecteren)
→ Zoek op “booking” of blader naar de triggers van Hoppy Appointments
→ Kies de trigger die je wilt — bijvoorbeeld Booking Created

🎯 Stap 3 — Een voorwaarde toevoegen (optioneel)

Voorwaarden bepalen precies wanneer de workflow moet worden uitgevoerd.

Voorbeelden van voorwaarden

• Booking Type is multiday → alleen automatiseren voor verblijven & verhuur
• Manual Booking is false → boekingen die door je personeel zijn aangemaakt in POS of beheer overslaan
• Service Name bevat “Consultation” → alleen uitvoeren voor een specifieke dienst

💡 Zonder voorwaarden wordt de workflow uitgevoerd bij elke boekingsgebeurtenis van dat type — wat vaak precies is wat je wilt.

🚀 Stap 4 — Acties toevoegen en inschakelen

Kies nu wat er moet gebeuren wanneer de trigger afgaat.

Populaire acties zijn onder andere:

• 📧 Send internal email → Je team waarschuwen met de boekingsdetails
• 🏷️ Add customer tags (klanttags toevoegen) → Klanten markeren voor latere segmentatie in marketing
• 🔗 Connect other apps → Een Slack-bericht sturen, een taak maken en meer via Flow-connectoren

Vervolgens:

→ Klik op Turn on (inschakelen) om de workflow te activeren

Je automatisering is nu actief ⚡

💡 Voorbeeldworkflows om uit te proberen

Weet je niet waar je moet beginnen? Hier zijn een paar populaire opzetten 👇

Voorbeeld 1 — Waarschuwing aan het team bij nieuwe boekingen

• Trigger: Booking Created
• Action: Send internal email naar je personeel met de klantnaam, dienst en boekingsdatum

Voorbeeld 2 — Herinnering voor goedkeuring

• Trigger: Booking Needs Approval
• Action: Send internal email — zodat aanvragen nooit blijven liggen

Voorbeeld 3 — Betalende klanten taggen

• Trigger: Payment Booking Created
• Action: Add the customer tag booked-paid voor toekomstige campagnes

Voorbeeld 4 — Opvolging na de afspraak

• Trigger: Booking Completed
• Action: Tag de klant als appointment-completed, of stel je marketingapp op de hoogte om een review te vragen

Voorbeeld 5 — Gewilde tijdslots signaleren

• Trigger: Waitlist Booking Created
• Action: Send internal email — een signaal om meer beschikbaarheid voor die dienst open te stellen

🏷️ Hoe klanten taggen die een afspraak boeken

Klanten taggen die afspraken boeken maakt het makkelijk om je publiek te segmenteren, gerichte opvolgingen te sturen of trouwe boekers te identificeren in Shopify.

Hoppy Appointments stuurt bij elke Flow-trigger de Shopify-ID van de klant (customer_id) mee, zodat je de ingebouwde actie Add customer tags van Shopify Flow kunt gebruiken.

Stap 1 — De workflow maken

Open Shopify Flow, klik op Create workflow en selecteer een trigger van Hoppy Appointments:

• Booking Created → tagt elke klant die een gratis boeking voltooit
• Payment Booking Created → tagt klanten die bij het afrekenen hebben betaald
• Booking Completed → tagt klanten nadat de afspraak als voltooid is gemarkeerd

Stap 2 — Een voorwaarde toevoegen (optioneel)

Als je klanten alleen wilt taggen voor een specifieke dienst of boekingssoort, voeg je een voorwaarde toe:

• Service Name bevat “Consultation”
• Booking Type is multiday
• Manual Booking is false — zodat door personeel aangemaakte boekingen niet worden getagd

Stap 3 — De actie voor klanttags toevoegen

1. Klik op Add action (actie toevoegen)
2. Zoek en selecteer Add customer tags
3. Kies in het veld Customer (klant) de variabele customer_id uit de trigger
4. Vul in het veld Tags (tags) de tag in die je wilt toepassen — bijvoorbeeld booked-appointment

Stap 4 — De workflow inschakelen

Klik op Turn on. Vanaf nu wordt elke klant die voldoet aan je trigger en voorwaarde automatisch getagd.

⚠️ Goed om te weten: Als een klant als gast afrekent of er geen Shopify-klantrecord bestaat voor het e-mailadres, wordt de tag-actie niet toegepast.

⚠️ Goed om te weten

• Betaalde boekingen gaan alleen af nadat het afrekenen is voltooid — er gebeurt niets wanneer een klant alleen een tijdslot kiest
• Bundelboekingen gaan één keer af per sessiedatum in het pakket
• Boekingen die door je team zijn aangemaakt (in beheer of POS) bevatten Manual Booking = true — gebruik dit in voorwaarden als je alleen zelfstandige klantboekingen wilt
• Als een klant als gast afrekent, is de boeking mogelijk niet gekoppeld aan een Shopify-klantrecord
• Als een workflow ooit mislukt, worden je boekingen nooit beïnvloed — automatiseringen draaien onafhankelijk

🎉 Het eindresultaat

Zodra alles correct is ingesteld:

✅ Boekingsgebeurtenissen activeren je workflows automatisch, 24/7
✅ Je team wordt direct op de hoogte gebracht wanneer een boeking aandacht nodig heeft
✅ Klanten worden getagd en georganiseerd zonder handwerk
✅ Opvolgingen na annuleringen, voltooide boekingen en verplaatsingen lopen vanzelf
✅ Je afspraaksysteem werkt samen met de rest van je apps ✨

Met Shopify Flow gekoppeld, worden je boekingen volledig geautomatiseerd — zodat jij je kunt focussen op je klanten in plaats van op je agenda 🚀

Bijgewerkt op: 10/09/2026