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Quando un cliente o il tuo team cancellano un appuntamento, Hoppy Appointments aggiorna la prenotazione, rimuove gli eventi di calendario o le riunioni video collegati, invia notifiche e — se la prenotazione è stata pagata tramite Shopify — può cancellare e rimborsare automaticamente l'ordine Shopify collegato.

Questa guida spiega l'intero flusso di cancellazione e rimborso, quali controlli sono disponibili e cosa succede dietro le quinte.

⚠️ Prima di iniziare

Per utilizzare i rimborsi automatici, assicurati che:

• ✅ L'app Hoppy Appointments sia installata
• ✅ Il servizio sia collegato a un prodotto o una variante Shopify a pagamento
• ✅ Le Bookings (prenotazioni) vengano create tramite il checkout Shopify (esiste un ordine reale)
• ✅ Le notifiche email per cliente e amministratore siano attivate

ℹ️ I servizi gratuiti, le prenotazioni manuali o quelle effettuate con "Book without pay" possono comunque essere cancellate, ma non essendo coinvolto alcun ordine Shopify, non avviene alcun rimborso automatico.

👤 Come funziona la cancellazione da parte del cliente

I clienti possono cancellare la propria prenotazione tramite l'email di conferma o di aggiornamento.

1. Il cliente clicca sul link di cancellazione

L'email contiene un link di cancellazione generato dal blocco [Booking Actions Block] nel tuo template. Se il servizio ha l'opzione Show cancel button in emails (Mostra pulsante di cancellazione nelle email) attivata, il cliente vede un pulsante Cancel (Cancella).

2. Si apre la pagina di cancellazione

Il cliente arriva su una pagina di cancellazione con il tuo brand che mostra:

• Nome del servizio
• Data e ora
• Durata
• Un pulsante Cancel Booking (Cancella prenotazione)

3. Viene verificato il preavviso minimo di cancellazione

Se il servizio ha impostato un Minimum cancelling notice (Preavviso minimo di cancellazione), il cliente non può cancellare entro quella finestra. Ad esempio, un preavviso di 24 ore significa che il cliente non può cancellare un appuntamento che inizia tra meno di 24 ore.

⚠️ Questa finestra di preavviso si applica solo ai clienti. Le cancellazioni degli amministratori la ignorano.

4. La prenotazione viene cancellata

Dopo che il cliente conferma, lo stato della prenotazione cambia in Cancelled (Cancellata) e succede automaticamente quanto segue:

• Gli eventi collegati di Google / Outlook Calendar vengono rimossi
• Le riunioni Zoom collegate vengono rimosse
• Vengono inviate email di cancellazione al cliente e al tuo team
• Il trigger di Shopify Flow Booking Cancelled viene attivato (se configurato)
• Analytics registra la prenotazione cancellata

🛠️ Come funziona la cancellazione da parte del merchant

Puoi cancellare una prenotazione direttamente dalla dashboard Bookings (Prenotazioni).

1. Apri il menu delle azioni della prenotazione

1. Nell'app, vai su Bookings (Prenotazioni).
2. Trova la prenotazione che vuoi cancellare.
3. Fai clic sul menu Azioni (⋯) a destra.

2. Scegli Cancel

Per le prenotazioni future nella scheda Bookings (Prenotazioni) vedrai:

• Reschedule (Riprogramma)
• Cancel (Cancella)
• Delete (Elimina)

Fai clic su Cancel (Cancella) per aprire la stessa pagina di cancellazione con brand usata dai clienti, ma con un flag amministratore in modo che la finestra di preavviso non si applichi.

3. Conferma la cancellazione

Fai clic su Cancel Booking (Cancella prenotazione) nella pagina. Lo stato della prenotazione cambia in Cancelled (Cancellata) e vengono eseguite le stesse operazioni di pulizia e notifica previste per le cancellazioni dei clienti.

⚠️ Delete (Elimina) non è la stessa cosa di Cancel (Cancella). Delete (Elimina) rimuove definitivamente la prenotazione dalla dashboard e non può essere annullata. Usa Cancel (Cancella) quando vuoi che il cliente venga notificato e che l'ordine venga gestito.

💰 Informazioni sulle impostazioni di rimborso

Il comportamento dei rimborsi è controllato da interruttori a livello di store in Settings → General → Refund and Cancellation settings (Impostazioni → Generale → Impostazioni di rimborso e cancellazione).

Ci sono due coppie indipendenti di interruttori:

Cancellazioni da parte del cliente

• Cancel order on customer cancel (Annulla ordine alla cancellazione da parte del cliente) — annulla automaticamente l'ordine Shopify collegato quando un cliente cancella
• Refund customer on customer cancel (Rimborsa cliente alla cancellazione da parte del cliente) — rimborsa automaticamente il cliente quando cancella

Cancellazioni da parte dell'amministratore

• Cancel order on admin cancel (Annulla ordine alla cancellazione da parte dell'amministratore) — annulla automaticamente l'ordine Shopify collegato quando cancelli dall'amministrazione
• Refund customer on admin cancel (Rimborsa cliente alla cancellazione da parte dell'amministratore) — rimborsa automaticamente il cliente quando cancelli dall'amministrazione

Come dipendono gli interruttori l'uno dall'altro

L'interruttore Refund (Rimborso) funziona solo se è attivato anche l'interruttore Cancel order (Annulla ordine) corrispondente. In altre parole:

• Per rimborsare una cancellazione del cliente → attiva sia Cancel order on customer cancel sia Refund customer on customer cancel
• Per rimborsare una cancellazione dell'amministratore → attiva sia Cancel order on admin cancel sia Refund customer on admin cancel

Se è attivo solo Cancel order (Annulla ordine), l'ordine viene annullato ma il cliente non viene rimborsato automaticamente. Puoi comunque emettere un rimborso manualmente dal tuo pannello di amministrazione Shopify.

Cosa viene rimborsato

Quando entrambi gli interruttori sono attivi, l'app chiede a Shopify di annullare l'ordine e rimborsarlo interamente. Il rimborso utilizza il flusso standard di annullamento ordine di Shopify, quindi:

• Viene rimborsato l'importo totale dell'ordine
• La disponibilità di magazzino viene ripristinata automaticamente
• I rimborsi vengono elaborati tramite il tuo provider di pagamento Shopify esistente

ℹ️ L'app non supporta rimborsi parziali, penali di cancellazione o importi di rimborso specifici per depositi. Se hai bisogno di un rimborso personalizzato, gestiscilo direttamente in Shopify.

⚙️ Controlli di cancellazione a livello di servizio

Ogni servizio ha le proprie regole di cancellazione in Services → [Service] → Advanced → Booking options (Servizi → [Service] → Avanzate → Opzioni di prenotazione).

Show cancel button in emails

Controlla se i clienti vedono il pulsante di cancellazione nelle email di prenotazione. Se disattivato, i clienti non possono cancellare autonomamente dall'email.

Minimum cancelling notice

Imposta quanto prima dell'appuntamento i clienti possono ancora cancellare. Puoi scegliere tra 0 ore e 6 settimane. Le cancellazioni degli amministratori ignorano questa impostazione.

Show reschedule button in emails

Opzione correlata che controlla se il pulsante di riprogrammazione appare nelle email.

💡 Queste impostazioni influenzano solo le email del cliente e la pagina di cancellazione rivolta al cliente. Non modificano gli importi dei rimborsi o il comportamento dell'amministratore.

📧 Cosa succede dopo una cancellazione

Una volta cancellata una prenotazione, l'app esegue diverse azioni di pulizia e notifica:

Stato della prenotazione

• bookingStatus è impostato su Cancelled (Cancellata)
• La prenotazione rimane visibile nella dashboard con stato cancellata

Pulizia di calendario e video

• Qualsiasi evento Google Calendar o Outlook collegato alla prenotazione viene rimosso
• Qualsiasi riunione Zoom generata per la prenotazione viene rimossa

Email

• Viene inviata al cliente un'email di cancellazione utilizzando il template Send email on cancel (Invia email in caso di cancellazione)
• Viene inviata un'email di cancellazione all'amministratore e ai membri del team assegnati
• I template di cancellazione predefiniti non includono intenzionalmente il blocco [Booking Actions Block], in modo che il cliente non possa cancellare o riprogrammare di nuovo dall'email di cancellazione

Analytics e Flow

• Viene registrato un evento analytics booking_cancelled
• Il trigger di Shopify Flow Booking Cancelled (Prenotazione cancellata) viene attivato, inviando i dettagli della prenotazione a qualsiasi flusso di lavoro collegato
• Una statistica sulla prenotazione cancellata viene registrata in ServiceStats

⚠️ Note importanti e limitazioni

• I rimborsi richiedono un ordine Shopify. Se la prenotazione era gratuita, creata manualmente senza ordine o effettuata con "Book without pay", non c'è alcun ordine da annullare o rimborsare.
• I rimborsi sono solo per l'intero ordine. L'app non può emettere rimborsi parziali, trattenere penali di cancellazione o rimborsare depositi in modo diverso.
• I tempi di rimborso dipendono da Shopify. Il rimborso viene avviato immediatamente, ma il tempo necessario per apparire sul conto del cliente dipende dal provider di pagamento.
• L'amministratore bypassa le finestre di preavviso. Il preavviso minimo di cancellazione si applica solo ai clienti.
• Le prenotazioni in bundle si cancellano per data. Ogni data in un bundle è una prenotazione separata con il proprio link di cancellazione. Cancellare una data non cancella l'intero bundle.
• Le prenotazioni multi-giorno si cancellano normalmente. La pagina di cancellazione mostra la durata in giorni, ma la logica di cancellazione è la stessa di una prenotazione normale.
• Le prenotazioni in lista d'attesa vengono rifiutate, non cancellate. Quando rifiuti una richiesta in lista d'attesa, viene utilizzato un flusso separato e inviata una notifica di rifiuto della prenotazione.
• Delete (Elimina) è definitivo. Eliminare una prenotazione dalla dashboard la rimuove completamente e non attiva le email di cancellazione o la logica di rimborso.

🐞 Risoluzione dei problemi

Le prenotazioni cancellate non vengono rimborsate

1. Vai su Settings → General → Refund and Cancellation settings (Impostazioni → Generale → Impostazioni di rimborso e cancellazione).
2. Assicurati che l'interruttore Cancel order (Annulla ordine) corrispondente sia attivato.
3. Assicurati che anche l'interruttore Refund customer (Rimborsa cliente) corrispondente sia attivato.
4. Conferma che la prenotazione avesse un ordine Shopify collegato.

Il cliente dice che il pulsante di cancellazione manca

1. Apri il servizio e vai su Advanced → Booking options (Avanzate → Opzioni di prenotazione).
2. Assicurati che Show cancel button in emails (Mostra pulsante di cancellazione nelle email) sia attivato.
3. Verifica che il template email includa il blocco [Booking Actions Block].
4. Verifica che il cliente non sia all'interno della finestra di Minimum cancelling notice (Preavviso minimo di cancellazione).

Il cliente vede un errore quando prova a cancellare

Il cliente potrebbe essere all'interno della finestra di preavviso minimo di cancellazione. Controlla il valore di Minimum cancelling notice (Preavviso minimo di cancellazione) sul servizio.

🎉 Risultato finale

Ora capisci come funzionano la cancellazione e il rimborso in Hoppy Appointments:

• ✅ I clienti possono cancellare dalle email di prenotazione entro la finestra di preavviso che hai impostato
• ✅ I merchant possono cancellare dalla dashboard Bookings (Prenotazioni) senza restrizioni di preavviso
• ✅ Gli ordini Shopify possono essere annullati e rimborsati automaticamente quando gli interruttori corretti sono attivati
• ✅ Le email di cancellazione vengono inviate ai clienti e al tuo team
• ✅ Gli eventi di calendario e le riunioni video collegati vengono rimossi automaticamente

Per le istruzioni di configurazione, consulta le guide correlate qui sotto.

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Aggiornato il: 10/09/2026